在Main Street ROI,我们的团队在过去的十年中一直在远程工作,因此COVID-19大流行并未影响我们的工作环境。当然,对于我们带孩子的团队成员而言,他们现在正在家中在家学习时(包括我本人)在玩杂耍。

但是对于许多企业来说,远程工作是一个新的领域,并且可能是令人恐惧的领域。您如何确保整个团队的工作效率’不在同一办公室吗?您如何保持公司文化?您如何保持工作/生活的平衡?

这些只是您在这个新的远程环境中可能会问自己的几个问题。本文的目的是回答这些问题,并希望减轻您的一些压力’可能会遇到。我知道,因为我’十多年来,这些问题一直在困扰着您!

根据我的经验,这是我最重要的6个课程’我们已经了解了有关创建高效的远程团队的知识…

 

如何创建富有成效的远程团队

 

第1课:不要单靠电子邮件

这是迄今为止我最重要的一课’多年来已经学到了。当您和您的同事远程工作时’由于其便利性,很容易陷入过度依赖电子邮件通信(或更糟糕的是文本消息传递)的陷阱。您必须避免使用此陷阱,因为它会降低生产率。

这里’s why…

当你’在办公室工作并面对面交谈,那么你’能够运用您的所有感官进行有效沟通。您可以阅读肢体语言,查看面部表情,聆听句子中强调的单词,听到人的语气和音量’的声音,最重要的是识别您所讲内容的上下文。例如,“你真的做到了吗?”可能是一个有趣的问题,也可能是一个严厉的问题,具体取决于交货时间。

但是所有这些关键的通信信号都丢失了电子邮件和文本消息。最终,这会导致沟通不畅,沮丧,错误和生产力损失。

大学教师’t get me wrong, I’我不建议您禁止在公司中使用电子邮件。尽可能使用电话,并且在需要使用电子邮件时,请多花点时间使电子邮件100%透明。

 

第2课:建立有规律的排班

下一课是通过使用定期排定的时间在远程团队中创建结构 。碰头是电话会议或视频电话,您可以与团队见面以推动项目向前发展。对于大多数企业来说,每周是最好的频率。

召开这些定期会议有两个主要好处:

  1. 消除了整周安排临时会议的无用时间。
  2. 减少整个星期在一对一的电子邮件和电话上花费的时间,因为您的团队将知道他们可以解决每周重复出现的问题。这是一次会议,实际上可以节省您整个星期的会议时间!

请记住,在远程环境中没有即席即用“water-cooler chats” and no “lunch meetings”您的团队可以在其中进行协作的地方。因此,您需要主动与团队成员建立这些互动。

根据您的业务规模,一周内您可能需要一个或多个杂物。例如,在Main Street ROI,除了每周营销和运营外,我们还有每周SEO团队和广告团队。

这些会议将确保您保持公司所有关键职能的生产率。

 

第3课:使用基于云的项目管理工具

第三课是使用基于云的项目管理工具,如果您’还没有。有很多可用的工具,例如Basecamp,Asana,Monday,Hive,并且清单还在不断增加。…

在大街的投资回报率方面,我们’我们测试了几种工具并最终选择了Basecamp,因为每个客户项目都有自己的项目“home base”与任务和文件。那 ’对我们很重要,但另一种工具可能对您的运营更好。

不管您选择哪种工具,’我想使用基于云的项目管理工具来获得以下好处:

  1. 你的团队’针对特定项目的讨论和文件将存储在将来易于参考的区域中。当然,您可以使用电子邮件,但是随着时间的流逝’几乎不可能追踪有关您所从事的旧项目的特定讨论或文件。
  2. 可以在整个远程团队中分配,重新分配,讨论和更新任务。
  3. 管理层可以监控整个团队的生产力。在办公室里’很容易就谁完成工作和谁没有完成工作保持同步,但是当您的团队处于远程状态时,您需要这样的工具。
  4. 管理人员可以监视整个团队的工作量,然后根据需要重新分配任务。项目管理工具为您提供了任务的鸟瞰图,因此您可以确保所有工作都已完成,并且团队中的任何人都不会超负荷工作。

 

第4课:使用基于云的文件

Lesson four is to use cloud-based files rather than files saved locally on individual computers.  在大街的投资回报率方面,我们 use Google Drive files like Docs, Sheets, Slides, and Forms.

基于云的文件将提高生产率,因为您的团队将不必担心他们是否正在更新文件的最新版本。当多个团队成员编辑本地文件时,它还减少了工作被覆盖或丢失的风险。

另外,多个团队成员可以同时访问和编辑基于云的文件,从而促进了更多的协作。我建议为您的会议创建一个基于云的议程文件,以便每个人共享同一文件,并且大家都可以集中记录。

 

第五课:建立自己的“In Office” vs. “Out of Office” Schedule

当你 have an office, it’保持健康的工作/生活平衡要容易得多,因为您的工作与余生之间存在身体上的差异。

没有办公室,它’您和您的团队很容易陷入不健康的生活方式,这种生活方式将不可持续,并最终损害生产力。

鼓励整个远程团队保持健康的工作/生活平衡的一种方法是建立“in office” vs. “out of office”您共享的公司日历中的日期和时间。例如,我敦促您在日历中创建块,以指定您何时’re “out of office.”这将提醒您的团队您’在那几天或几小时内不可用。

当然,您和您的团队需要尊重这些时间,不要在团队成员通话时给他们打电话或发短信“out of office.”可以使用电子邮件,因为该人回来后可以处理电子邮件“in the office.”

这不会在一夜之间发生,但是在经常提醒的情况下,您的团队最终将学会检查日历以查看谁有空。通过按计划安排停机时间,可以帮助您和您的团队保持理智。

 

第6课:通过视频会议维护您的文化

最后,第六课是通过视频会议维护您的公司文化。这“huddles”可以通过视频会议来完成上述操作,这将更加频繁地增强您的文化。至少,您’我想安排每月一次的全公司视频会议,以便您的团队进行一些面对面的人际互动。

可以使用Google Meet,Zoom,WebEx,GoToMeeting或任何其他可用的视频会议工具来完成。

记住,那里’不能代替面对面的会议’您的团队没有理由’与我们现在拥有的所有在线工具互相了解。

 

采取行动!

如果您实施了部分或全部这些课程,那么我’我有信心在这次COVID危机中您的企业将保持生产力。